Les enjeux du tableau de bord : un outil de pilotage intelligent
Il existe de nombreux articles autour de la définition et du pourquoi avoir un tableau de bord. Alors nous allons tenter de ne pas trop nous répéter.
Le premier constat est que l’existence d’un ou plusieurs tableaux de bord dépend d’une part de la maturité de l’entreprise. D’autre part cela est conditionné à la disponibilité d’une ou plusieurs personnes pour le créer, récupérer les données et se poser pour choisir les bons indicateurs.
Ai-je vraiment besoin d’un tableau de bord ?
Prenons l’exemple d’un avion ou d’une voiture. Le pilote et le copilote ont à leur disposition un cockpit qui présente un ensemble d’appareils de mesure, d’indicateurs de données, de témoins lumineux. Tout ceci leur permet d’agir ou de réagir pour prendre des décisions par rapport à la situation.
Un tableau de bord c’est ça ! C’est un outil de pilotage dynamique pour le chef d’entreprise. Il n’est donc pas figé dans le temps et doit aller à l’essentiel.
Sa mise en place doit permettre de prendre les décisions en fonction du contexte et des objectifs que vise l’entreprise. Par conséquent pour réussir son tableau de bord il faut veiller à ce qu’il soit synthétique avec les indicateurs élémentaires. Il doit enfin être mis à disposition des personnes responsables.
C’est pour cela qu’il existe différents tableaux de bord en fonction des domaines : Tableaux de bord RH, Tableaux de bord commerciaux, Tableaux de bord financier, … Certains indicateurs clés seront ensuite consolidés au niveau du tableau de bord de la direction.
Pourquoi les entreprises n’ont-elles pas toutes un tableau de bord voire trop de tableaux de bord ?
C’est une question souvent liée à la personnalité du dirigeant et à la culture de l’entreprise.
La mise en place d’un tableau de bord est un projet à part entière. Il demande de s’assurer de la pertinence des indicateurs choisis par rapport à des objectifs clairs. Il ne faut surtout pas négliger cette étape au risque de créer des indicateurs inadaptés et non acceptés par les opérationnels au sein de l’organisation.
Attention il n’est pas question de demander à chacun l’indicateur qu’il souhaite. Cependant il convient de bien intégrer un panel large dans la réflexion.
Notre retour d’expériences nous a amené à classer les entreprises en 3 profils types :
- Le profil stratège : les objectifs sont clairs, mesurables, vérifiables et globalement bien communiqués aux équipes ; ce profil a une envie de piloter pour se projeter dans son business model.
- Le profil navigateur : les objectifs sont plus ou moins écrits, le suivi de données commerciales, financières,… existe mais pas de façon incomplète pour pouvoir prendre les décisions ; ce profil a envie de piloter mais ne sait pas toujours comment s’y prendre et par quoi commencer.
- Le profil bienheureux : les objectifs sont uniquement dans la tête du dirigeant. Les décisions se prennent au fur et à mesure au gré du vent ; ce profil n’est pas convaincu qu’un tableau de bord simple est utile pour piloter son entreprise et que seule l’expérience compte.
Nous avons constaté que de nombreuses entreprises n’ont en réalité pas de réel tableau de bord. Parfois elles ont même trop de tableaux de bord pour différentes raisons :
- Des objectifs inconnus dans l’entreprise, parfois non partagés ou non communiqués, ou encore insuffisamment clairs.
- Une difficulté à définir les indicateurs les plus utiles en fonction de l’entreprise, de sa taille et des objectifs.
- Une inquiétude sur le temps nécessaire et sur l’utilité à créer ce type d’outil.
- Des objectifs difficilement mesurables en raison d’obstacles pour récupérer de la donnée structurée, pertinente et à jour.
- Une culture du flou pour éviter les contrôles de la performance réelles de certaines directions.
- Un manque de temps et de ressources pour structurer sa mise en place.
Les ingrédients pour préparer un bon tableau de bord
Notre premier conseil avant de commencer est qu’un tableau de bord n’est pas un simple « étalage » de chiffres ou d’indicateurs.
Suivre votre chiffre d’affaires, votre trésorerie et vos résultats sont importants. Peut-être que vous voulez aller au-delà et voir si vos autres objectifs seront atteints.
Au préalable vous aurez défini le type de tableau de bord pertinent :
- Tableau de bord financier opérationnel : il est très souvent réalisé par le contrôle de gestion en accord avec les fonctions opérationnels et la direction. Il sera utile pour analyser et piloter les indicateurs financiers de votre entreprise tout en étant suffisamment compréhensible par les fonctions sur le terrain (ex : DSO pour évaluer le délai moyen de jours de retards de paiement ou le temps nécessaire au recouvrement de vos encours client).
- Tableau de bord opérationnel : il peut concerner toutes les autres activités et fonctions de l’entreprise support et opérationnelles comme les ressources humaines, le suivi technique des projets, les actions commerciales, … (ex : Book to Bill qui est le rapport entre vos nouvelles prises de commandes et la facturation pendant une période donnée)
- Tableau de bord stratégique (ou balanced scorecard) : plutôt high level il a vocation à recenser les indicateurs de performance qui sont jugés indispensables selon les axes prioritaires de la politique d’entreprise. Ils peuvent être RH, commerciaux, financiers, opérationnels, de sécurité, d’environnement, de qualité,…
Pour faire un tableau de bord il vous faut au moins 4 ingrédients
Etape 1 : Comprendre le contexte interne et externe est indispensable pour votre entreprise. Cela passe par les exigences légales, le niveau de maturité de votre organisation, l’identification des parties prenantes et de leurs exigences, le niveau des compétences, le niveau de maturité des outils/équipements,… (voir article Management des risques).
Etape 2 : Définir des objectifs concrets, atteignables et vérifiables pour votre entreprise et compréhensibles pour vos salariés, vos clients et vos fournisseurs. Cela signifie aussi être capable de mesurer avec des données disponibles. Exemple : « Renforcer notre offre de prix comme avantage concurrentiel N°1 »
Pour chaque objectif vous aurez défini un ou plusieurs indicateurs :
- D’activité, pour rendre compte d’un volume d’opérations (ex : le nombre de jours perdus pour suivre l’absentéisme)
- D’efficience, pour faire le lien entre les ressources engagées et les résultats (ex : taux d’efficacité d’une formation)
- De performance, pour savoir si l’organisation à atteint ses objectifs (ex: taux d’accueil salarié attendu dans un délai de 10 jours)
Etape 3 : Décliner des actions.
Après les mots il faut définir ce sur quoi il vous faut agir concrètement. Cela signifie prévoir une tactique pour déployer vos actions sur le terrain. Quand vous visez des résultats vous planifiez des actions avec des jalons, des responsables et des indicateurs de suivi.
Exemples d’action : « Communiquer 1 fois par mois sur notre gamme et la qualité de nos produits à fortes marges »
Etape 4 : Mesurer.
Vous avez enfin les premiers résultats de vos actions. A présent il faut évaluer l’avancement et le niveau de ces résultats. Il ne s’agit pas de le faire uniquement en prévision d’un audit qui vous imposera ce suivi mais bien d’avoir défini des indicateurs pertinents.
Notre conseil : Conclusion
Un tableau de bord et ses indicateurs doivent être un outil d’aide à la décision, ni plus ni moins.
- Fixer les objectifs stratégiques clairs de votre entreprise reste une priorité comme nous l’avons écrit dans notre article sur l’analyse SWOT.
- Sélectionner les bons indicateurs et la quantité utile. Ils doivent découler d’objectifs clairs et se traduire par des actions. Ainsi vous serez en mesure de les expliquer et de les faire évoluer selon le contexte de votre entreprise.
Vous souhaitez mettre en place votre Tableau de Bord ? N’hésitez pas à faire appel aux consultants de notre cabinet de conseil en gestion d’entreprise pour vous aider.