INTRODUCTION
Les projets de migrations des données financières sont des projets clés et stratégiques pour les entreprises. L’objectif consiste à déplacer les informations financières d’un ou de plusieurs systèmes sources « legacy » vers un ou plusieurs systèmes cibles.
LES ENJEUX : POURQUOI MIGRER SES DONNEES ?
Un projet de migration des données financières est une initiative complexe et souvent essentielle pour les entreprises. Il peut y avoir plusieurs enjeux ou motivations pour entreprise qui entreprend ce chantier :
| Moderniser leurs systèmes et répondre à des besoins de croissance | Les systèmes anciens peuvent ne plus répondre aux exigences actuelles en matière de rapidité et de flexibilité. |
| Améliorer l’efficacité opérationnelle et à garantir l’intégrité et la disponibilité des données financières | Un système modernisé peut automatiser des processus manuels, réduire les erreurs et augmenter la fiabilité des données. |
| Rationaliser des postes de dépenses en unifiant des systèmes d’information | La consolidation des systèmes peut réduire les coûts de maintenance et de licence. |
| Renforcer la sécurité | les systèmes modernes offrent généralement des mesures de sécurité améliorées pour protéger les données sensibles. |
| … |
Ce type de projet est souvent vital pour les entreprises car il doit garantir la continuité des opérations financières et opérationnelles. Il doit en même temps améliorer la qualité, la disponibilité et assurer la sécurité des données, et permettre de gagner en efficacité dans le traitement de certaines opérations.
LES BONNES PRATIQUES DE LA MIGRATION DES DONNEES
La réussite d’un projet de migration repose sur une planification très fine et une collaboration étroite entre les différentes parties prenantes : équipes informatiques, équipes financières, équipes métiers, et celles de la conduite du changement.
Voici les étapes clés à garantir dès le début du projet :
| Analyser de manière précise les données existantes, comprendre les données sources pour planifier la migration. | |
| Définir les objectifs clairs de la migration | |
| Sélectionner les outils et méthodes de transfert les plus adaptés aux besoins et au budget | |
| Mettre en place des tests rigoureux pour garantir l’intégrité et l’exactitude des données migrées |
La clé du succès d’un projet de migration financière repose sur la planification et la gestion proactive des difficultés rencontrées au fil des opérations : perte de données, comportements imprévisibles des systèmes cibles, indisponibilité des ressources projet, interruptions de services, incompatibilités entre systèmes…
Une fois la migration terminée :
Le travail ne s’arrête pas là, il faut mettre en place un suivi post migration (run) afin de s’assurer de la bonne reprise des données, du fonctionnement optimal des systèmes, et surtout de l’adhésion des utilisateurs à ces nouveaux systèmes.
Contrairement aux idées reçues la conduite du changement représente 80% de la réussite d’un projet de migration.
En effet il faut bien avoir en tête que vous pouvez mettre en place l’outil le plus innovant du monde d’un point de vue technique. Pourtant les utilisateurs peuvent ne pas y adhérer et dans ce cas votre outil/innovation ne servira pas.
LA MIGRATION DES DONNEES EN 4 ETAPES
🛠️ EXTRAIRE LES DONNEES
Cette étape préparatoire, souvent chronophage, et souvent non prise au sérieux, est celle du nettoyage des données. Il est essentiel de passer un coup de balai sur les données sources avant la bascule. Un projet de migration de données n’est donc pas une opération magique. Vous connaissez l’expression “bullshit In, bullshit Out” ?
Quand vous avez par exemple une mauvaise adresse client dans votre base source vous migrerez la même mauvaise adresse dans la base cible. Alors prenez le temps de nettoyer vos données, « Data Cleansing ». Ces opérations d’extraction des données des outils sources doivent permettre de garantir :
- L’exhaustivité des données : toutes les données doivent être préservées.
- L’intégrité des données : assurer la fiabilité, en portant une attention particulière aux données sensibles (ex : données bancaires).
- La qualité des données : le nettoyage des données sources (Data Cleansing) est crucial.
🛠️ TRANSFORMER LES DONNEES
De manière très imagée, il faut imaginer que le système source utilise un langage différent de celui du système cible et en réalité l’objectif de la phase de transformation est de faire la traduction pouvant permettre à la cible de comprendre le langage d’origine.
Cette étape permettra ainsi d’enrichir les données extraites lors de l’étape précédente et d’y appliquer :
- Les règles de gestion propres à l’entreprise et à ses besoins
- Les mappings et les référentiels appropriés permettant la traduction dans le langage de la cible.
Ces éléments sont consignés dans les spécifications fonctionnelles par les équipes métiers.
🛠️ CHARGER LES DONNEES
Une fois extraites et transformées, les données devront être intégrées dans les systèmes cibles selon des règles très strictes (format de fichier, template d’import…). En cas de non-respect de ces règles les données seront, soient rejetées totalement soient partiellement, dans ce cas il faut effectuer des analyses afin de comprendre la source de ces rejets et relancer de nouveau une itération jusqu’à l’atteinte du « seuil acceptable » pour valider la migration (seuil à définir en amont – ex : pour un master data client contenant 100 clients, elle sera considérée comme acceptable si on rentre 98% de la base soit 98 fiches clients)
✅ CONTROLER LES DONNEES
L’objectif ici est très simple, il s’agit de comparer les données des systèmes sources avec ceux des systèmes cibles (ex : on peut comparer le nombre de fiches clients présent dans les deux environnements).
De la même manière que l’étape précédente il faut relancer les itérations jusqu’à l’obtention d’un seuil acceptable. Dans le cas d’une volumétrie importante lorsqu’on identifie des écarts non significatifs sur un ou plusieurs comptes dans la cible, il est aussi d’usage de passer des écritures comptables (OD) directement dans les systèmes cibles afin de corriger les écarts et ainsi d’équilibrer les comptes.
L’étape de contrôle est la plus importante car elle garantie la bonne reprise de l’ensemble des données, il est important de tracer l’ensemble des actions réalisées afin de faciliter le travail d’audit de la migration. En effet vos commissaires aux comptes devront valider la reprise de vos données.
XTEP BONNES PRATIQUES
Quelques Tips pour établir la stratégie de migration appropriée à votre projet de Data migration :
| N° | BONNES PRATIQUES |
| 01 | Identifier les données existantes à migrer : SI Sources, Volumes, propriétaire de la donnée (Owner)… |
| 02 | Avoir les outils adaptés pour faire les extractions et les transformations des données existantes : capacité à extraire les données sources et à les transformer dans les formats cibles attendus. |
| 03 | Définir le planning : définition du planning des activités de développement nécessaires à la data migration. Alignement des phases projets et de la méthode de déploiement. |
| 04 | S’assurer de la stabilité du périmètre et des référentiels structurants : stabilité des données sources et cibles, et identification des mappings à construire. |
| +++ | Le périmètre, l’approche, le(s) outillage(s), les spécificités, le calendrier de migration, le plan de bascule, les responsabilités, la comitologie, le(s) processus de contrôles et de validation … etc. |
CONCLUSION
La migration de données est une aventure complexe et cruciale pour toute entreprise moderne. C’est à la croisée des chemins entre la technologie et la stratégie, où chaque étape compte. Pour garantir le succès, investissez dès le départ dans le nettoyage méticuleux de vos données, apprenez des erreurs et réussites des autres, et surtout, n’hésitez pas à solliciter notre équipe d’experts en migration de données.
Chez XTEP, nos Experts en data migration se tiennent à vos côtés pour vous apporter les conseils, supports et outils nécessaires pour la réussite de vos projets de migration de données.
Contactez-nous pour en savoir plus et pour vous aider à mieux comprendre comment optimiser vos dépenses d’achats et votre rentabilité !