LES 4 grandes erreurs en gestion financiere

IGNORER LES ENGAGEMENTS FINANCIERS

Impact des engagements financiers non enregistrés

Ignorer ces engagements peut mener à une sous-estimation des coûts futurs et à des surprises budgétaires désagréables. Par exemple, lorsqu’on prend un engagement sur une prestation pluriannuelle avec un fournisseur, il est important de bien faire attention au découpage entre les différentes années de réalisation des prestations et de bien les intégrer lors de la réalisation du budget moyen terme (PMT= Plan Moyen Terme).

Une étude de McKinsey & Company (2020) souligne que les entreprises qui n’intègrent pas les engagements financiers dans leurs prévisions budgétaires peuvent voir leur précision budgétaire diminuer de 30%.

Outils pour suivre les engagements financiers

En fonction de la taille de votre entreprise, le suivi peut se faire via des outils maison (Excel…) ou via des logiciels intégrés pour les plus grandes structures. Utiliser des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) comme SAP, Oracle, Dynamics365 ou autre permet de suivre et d’enregistrer les engagements financiers dès leur création. Ces systèmes offrent des modules spécifiques pour la gestion des achats et des engagements financiers, aidant ainsi à maintenir une vision précise des obligations financières de l’entreprise.

Risques de l’enregistrement des dépenses au moment de la réception des factures fournisseurs

Lorsque les dépenses sont enregistrées uniquement au moment de la réception de la facture fournisseur, l’entreprise risque d’avoir une vision incomplète de sa situation financière. Cela peut entraîner une sous-évaluation des coûts réels et un manque de précision dans les prévisions budgétaires.

NE PAS REPARTIR LES ENGAGEMENTS FINANCIERS SUR LES EXERCICES ANNUELS

Les engagements financiers sont un élément indispensable pour une gestion financière efficace. Il est crucial de les suivre de manière appropriée pour garantir une prévision financière précise.

Conséquences de ne pas répartir les engagements

Ne pas répartir les demandes d’achats (DA) et les commandes (PO) sur les exercices annuels peut entraîner des surprises budgétaires et rendre difficile le suivi des dépenses projetées ce qui peut avoir un impact immédiat sur votre besoin trésorerie (BFR).

Une étude de Deloitte (2019) montre que les entreprises qui répartissent leurs engagements financiers sur plusieurs exercices annuels voient une amélioration de 25% dans la précision de leurs prévisions budgétaires.

Techniques de répartition

Pour éviter ce type d’erreur, il est important de répartir les engagements financiers sur les exercices annuels sur la base du plan de charge prévu par le projet ou simplement les échéances contractuelles.

Des revues trimestrielles des engagements financiers peuvent aider à ajuster les prévisions budgétaires en fonction des dépenses réelles et prévues et ainsi de s’assurer d’avoir une bonne grille de lecture de la performance financière de l’entreprise en plus de respecter le principe comptable de l’image fidèle des comptes.

CONFONDRE PAIEMENT ET RECEPTION

Il est fréquent de confondre paiement et réception dans la gestion financière d’une entreprise. Cependant, le paiement est un sujet lié à la trésorerie, alors que la réception concerne la réalisation effective des biens, prestations ou matériels. Il est donc important de dissocier ces deux aspects pour obtenir une vision claire des coûts réels chaque année.

Exemple concret	Solution
Imaginons une entreprise qui a reçu un service en décembre mais ne paye la facture qu’en janvier. • Comptabilité d’engagement : la dépense est enregistrée en décembre. • Comptabilité de trésorerie : la dépense est enregistrée en janvier.	Former les responsables financiers et opérationnels sur ces différences peut éviter des erreurs de budgétisation. Des ateliers de formation réguliers sur les principes de comptabilité d’engagement et de trésorerie sont recommandés.

Comprendre cette différence permet une meilleure gestion de la trésorerie et des coûts réels.

SOUS-ESTIMER LA COMMUNICATION ET LA FORMATION DES EQUIPES OPERATIONNELLES

Impact de la formation	Formats de formation
Un programme de formation financière bien structuré peut transformer la manière dont les équipes opérationnelles comprennent et gèrent les finances.	• Ateliers interactifs : Sessions en petits groupes pour discuter des cas pratiques. • E-learning : Modules en ligne permettant aux employés de se former à leur rythme. • Sessions de sensibilisation : Présentations régulières sur les concepts financiers clés.

Par exemple, une étude de PwC (2017) révèle qu’une formation financière régulière peut améliorer la précision budgétaire de 15% et réduire les erreurs de gestion financière de 25%.

COMMENT EVITER CES 4 ERREURS ?

FORMER ET ACCOMPAGNER LES OPERATIONNELS

Voici divers types de formations possibles :

• Formation initiale : Introduction aux concepts financiers pour les nouveaux employés.
• Formation continue : Mise à jour régulière des connaissances les personnes en charge de gérer des budgets et des commandes.
• Formation spécifique : Sessions sur des outils financiers spécifiques comme les ERP et les règles de gestion.

METTRE EN PLACE UN PROCESSUS BUDGETAIRE STRUCTURE

• Collecter les données : Rassembler toutes les informations financières pertinentes notamment pour planifier les dossiers achats à traiter.
• Prévoir les dépenses : Estimer les coûts futurs basés sur les engagements et les tendances historiques en bref cartographier les dépenses d’achats.
• Allouer les ressources : Distribuer le budget en fonction des priorités, projets et activités stratégiques.

PRENDRE EN COMPTE LES ENGAGEMENTS FINANCIERS LORS DES PREVISIONS FINANCIERE : Budget et Forecast

Exemples de prévisions financières dynamiques :

• Revue trimestrielle : Ajustement des prévisions en fonction des dépenses réelles.
• Utilisation de tableaux de bord : Suivi en temps réel des engagements financiers.

ENREGISTRER LES ENGAGEMENTS DES LEUR CREATION/CONTRACTUALISATION

Quelques outils recommandés :

• ERP : Systèmes comme SAP, Oracle, Dynamics365 et autres pour suivre les engagements dès leur création c’est à dire au moment où le besoin défini
• Tableaux de bord : Outils pour visualiser les engagements en temps réel (Excel, PowerBI…)

REPARTIR LES ENGAGEMENTS FINANCIERS SUR LES EXERCICES ANNUELS

Voici quelques techniques spécifiques :

• Analyse des tendances historiques : Pour prévoir les dépenses futures.
• Prévision des cycles économiques : Ajustement des engagements en fonction des variations saisonnières ou des événements imprévus.

EXEMPLES POUR DISSOCIER LES PAIEMENTS ET RECEPTIONS

• Exemple 1 : Une entreprise qui reçoit un service en décembre mais paye en janvier. Enregistrer la dépense en décembre pour une comptabilité d’engagement précise.
• Exemple 2 : Formation des employés sur les différences entre paiement et réception pour une meilleure gestion financière.

EXPLIQUER LA DIFFERENCE ENTRE PAIEMENT ET RECEPTION POUR DES CLOTURES PROPRES DE VOS COMPTES

Exemples de management visuel :

• Graphiques : Comparaison des flux de trésorerie et des dépenses engagées.
• Tableaux : Différence entre comptabilité à l’engagement et de trésorerie.

XTEP – BONNES PRATIQUES

Les 4 Grandes erreurs courantes	Comment éviter ces erreurs
Ignorer les engagements financiers	– Enregistrer les engagements financiers dès leur création. – Utiliser des systèmes ERP comme SAP ou Oracle pour suivre et enregistrer les engagements financiers. – Former les responsables financiers sur l’importance de prendre en compte les engagements dans les prévisions budgétaires.
Ne pas répartir les engagements financiers sur les exercices annuels	– Répartir les engagements financiers sur les différents exercices annuels. – Effectuer des revues trimestrielles des engagements financiers pour ajuster les prévisions budgétaires. – Utiliser des techniques d’analyse des tendances historiques et des cycles économiques pour prévoir les dépenses futures.
Confondre paiement et réception	– Former les responsables financiers et opérationnels sur les différences entre paiement et réception. – Enregistrer les dépenses à la réception des biens ou services pour une comptabilité d’engagement précise. – Utiliser des exemples concrets et des ateliers de formation pour clarifier ces concepts.
Sous-estimer l’importance de la communication et de la formation financière	– Mettre en place des programmes de formation financière pour les équipes opérationnelles. – Organiser des ateliers interactifs, des modules e-learning et des sessions de sensibilisation régulières. – Encourager une communication ouverte et continue sur les pratiques financières.