Comment cartographier vos achats en 9 étapes pour améliorer la performance de votre entreprise ?

Introduction

La cartographie des dépenses d’achats peut aider une entreprise à améliorer sa performance en identifiant les opportunités d’optimisation et de rationalisation des dépenses. C’est un processus qui consiste à identifier les coûts liés aux différents départements de l’entreprise et à les classer en fonction de leur importance. Pour être efficace, il est important de suivre plusieurs bonnes pratiques avec de la méthode.

Les fonctions clés impliquées dans une cartographie des achats

Ce processus est souvent mené par les équipes du contrôle de gestion et des achats. Ils sont par nature responsables de collecter et d’analyser les données pour identifier les opportunités d’optimisation et de rationalisation des dépenses.

Il peut également impliquer d’autres départements tels que les services et moyens généraux, la communication, la direction des systèmes d’information et les ressources humaines.

Les bénéfices de la cartographie des dépenses d’achats

La réalisation d’une cartographie des dépenses d’achats peut apporter de nombreux bénéfices à une entreprise. Selon une étude réalisée par Spend Matters, les entreprises qui réalisent une cartographie des dépenses d’achats peuvent réaliser une réduction moyenne de 12% de leurs dépenses totales. Elle permet de :

1. Prendre conscience des postes de coûts de l’entreprise. La plupart du temps, les Directions Métiers ne maitrisent pas complètement leur périmètre de dépenses. Cette analyse approfondie leur permet de leur donner une visibilité sur ce qu’ils consomment réellement et peut permettre de réaliser des économies significatives.
2. Identifier les coûts inutiles ou les dépenses excessivement élevées dans certaines catégories. Cela peut également aider à détecter les opportunités d’optimisation, et d’engager des procédures d’appel d’offres ou des négociations gré à gré
3. Massifier la dépense et rationaliser le panel fournisseur
4. Aider à améliorer la transparence des dépenses et à renforcer la collaboration entre les différentes fonctions de l’entreprise, telles que le contrôle de gestion et les achats. Cela peut également renforcer la confiance et la collaboration avec les fournisseurs, car les informations partagées sont plus claires et transparentes.
5. Benchmarker pour avoir une meilleure connaissance du positionnement tarifaire des différents fournisseurs intervenant sur une catégorie et avoir une première évaluation qualitative des fournisseurs.

Quelques exemples de coûts à maîtriser par direction

• Services et moyens généraux : il peut s’agir de coûts liés à l’utilisation de locaux, d’équipements de bureau, de fournitures de bureau, de systèmes de sécurité, etc.
• Communication : il peut s’agir de coûts liés à la publicité, au marketing, aux relations publiques, etc.
• Direction des systèmes d’information : il peut s’agir de coûts liés à l’achat de matériel informatique, à la maintenance des systèmes informatiques, à la formation des employés sur les technologies de l’information, etc.
• Ressources humaines : il peut s’agir de coûts liés par exemple à la formation des employés, au recrutement et à la gestion des talents, à l’intérim etc.

Les 9 étapes pour réaliser une cartographie des dépenses d’achats :

Pour réaliser une cartographie des dépenses d’achats, il est important de déterminer la méthodologie qui convient le mieux à l’entreprise. Cela peut impliquer la mise en place de systèmes de suivi des dépenses et des coûts, ainsi que l’utilisation de différents outils de reporting pour visualiser les données.

Voici quelques étapes à suivre :

1. Établissez un objectif clair pour la cartographie : Il est important de déterminer les objectifs de la cartographie pour l’entreprise afin de pouvoir évaluer les dépenses et les coûts de manière plus efficace. La question centrale sera : “A quel niveau positionner les achats pour être efficace dans ma stratégie court, moyen et long terme ?”
2. Établissez une méthodologie :
   1. Mettre en place une gouvernance claire avec les acteurs avec le niveau de connaissance suffisant et capables de faire aboutir la démarche dans un temps raisonnable
   2. Travailler en étroite collaboration avec les différents départements opérationnels pour obtenir une vue complète de toutes les dépenses. Par exemple avec quelques ateliers d’échange pour collecter les pratiques opérationnelles.
3. Recueillez les données : Il est important de collecter les données sur l’ensemble des coûts de l’entreprise avec les fournisseurs concernés, puis d’établir un pareto et de classer par taille de dépense.
4. Analysez les données pour déterminer les tendances, certains usages et ainsi identifier les opportunités d’optimisation et de rationalisation. Il sera important de se concentrer sur les dépenses les plus importantes et les plus stratégiques pour l’entreprise.
5. Réalisez l’analyse contractuelle afin de comprendre les contraintes et leviers possibles. A ce stade vous pourrez ainsi proposer des analyses quantitatives et qualitatives.
6. Utilisez des outils de visualisation pour représenter les données.
7. Partagez les résultats. Les résultats de la cartographie doivent être partagés avec la direction de l’entreprise afin de permettre à chacun de comprendre les défis et les opportunités d’optimisation.
8. Mettez en place un plan d’actions par chantiers achats priorisés selon les enjeux financiers, stratégiques, faisabilité des dossiers, économies,
9. Définissez un système de suivi de ce plan d’actions pour mesurer l’impact des actions entreprises et suivre les progrès.

Conclusion

Les entreprises peuvent améliorer la performance en identifiant les opportunités d’optimisation et de rationalisation des dépenses.

Le contrôle de gestion et les achats sont les fonctions clés impliquées dans ce processus, et leur collaboration est essentielle pour obtenir les meilleurs résultats. Pour tirer le meilleur parti de la cartographie des dépenses d’achats, il est important de disposer d’une expertise métier finance et d’achats couplée à une maitrise des données.

Une approche complète est préférable à une démarche de cost killing qui peut avoir des bénéfices à court termes. Cependant elle pourrait occulter de nombreux paramètres et éléments de contexte nécessaire à la stabilité de l’entreprise. Cependant elle pourrait occulter de nombreux paramètres et éléments de contexte nécessaires à la stabilité de l’entreprise.

Chez XTEP et A&A Associés, nous sommes fiers d’être un data BI partner et experts en achats raisonnés de premier plan pour réaliser une cartographie des dépenses d’achats sur l’ensemble de ces 9 étapes.

Contactez-nous pour en savoir plus et pour vous aider à mieux comprendre comment optimiser vos dépenses d’achats et votre rentabilité !