Introduction
Lorsqu’une entreprise parle de dépenses pour sa stratégie informatique, il est souvent difficile de comprendre s’il s’agit d’un CAPEX ou d’un OPEX.
L’enjeu pour les Directions des systèmes d’information (DSI) est d’avoir une bonne compréhension de ces deux “catégories” afin de les prendre en compte lors des exercices budgétaires et dans la stratégie financière de l’entreprise.
Définition de CAPEX et OPEX
• CAPEX signifie « Capital Expenditure » et désigne les dépenses qui sont enregistrées en tant qu’investissements à long terme.
• OPEX, quant à lui, signifie « Operating Expenditure » et désigne les dépenses courantes ou charges liées à la maintenance et au fonctionnement des actifs.
Voici quelques exemples :
| CAPEX | OPEX |
|---|---|
| • Achat d’un nouveau serveur pour déployer une application • Mise en place d’une solution de sauvegarde de données en interne • Acquisition de licences pour des logiciels de gestion de projet ou de gestion financière • Mise en place d’un système de sécurité de l’information pour protéger les données sensibles • Achat d’équipements informatiques pour les employés (PC, ordinateurs portables, tablettes, etc.) • Développement d’une application interne pour automatiser certaines tâches • Mise en place d’une infrastructure de réseau pour connecter les différents sites d’une entreprise | • Coûts de maintenance du matériel informatique et des licences logicielles • Frais de support pour les utilisateurs finaux • Salaires des administrateurs système et des développeurs • Coûts d’hébergement dans le cloud, tels que les coûts de stockage et de bande passante • Coûts d’énergie pour alimenter et refroidir les data center (centres de données). • Frais d’abonnement pour l’utilisation de logiciels en mode SaaS (Software as a Service) • Frais pour la formation continue des employés en informatique • Coûts d’assistance technique pour résoudre les problèmes informatiques |
Pourquoi est-ce important pour les DSI ?
En tant que DSI, il est important de comprendre la différence entre CAPEX et OPEX pour pouvoir prévoir les dépenses informatiques à long terme et prendre les décisions budgétaires appropriées.
Même si les deux catégories de dépenses ont un impact de décaissement, aussi appelé cash out, il n’en demeure pas moins qu’au niveau de la performance financière les impacts sont différents au niveau du compte de résultat et du bilan.
- Les charges (OPEX) sont comptabilisées sur l’année où le bien ou le service sont réalisés.
| Exemple | TRESORERIE = CASH OUT | CHARGES = OPEX sur 2023 |
|---|---|---|
| Votre contrat de maintenance cours du 01/06/23 au 31/05/24 pour 120ke. Les conditions de paiement sont très favorable pour votre fournisseur et vous payez 100% en 2023. | 120ke | 7 mois de charges soit 120 x 7/12ème = 70ke + 5 mois de charges constatées d’avance pour l’année 2024 |
- Les Immobilisations (CAPEX) sont amorties selon la durée légale d’utilisation de l’actif qui est inscrit au bilan.
| Exemple | TRESORERIE = CASH OUT | CHARGES = OPEX sur 2023 |
|---|---|---|
| Un équipement d’une valeur d’acquisition de 500ke est acquis et mis en production au 1er janvier 2023. Sa durée légale d’amortissement est de 5 ans. | A la livraison vous aurez payé 500ke | 1/5ème de 500ke soit 100ke en charges d’amortissements dans votre compte de résultat sur l’année 2023, votre année de référence budgétaire. |
Quand une entreprise souhaite moderniser son infrastructure informatique, les coûts associés à l’achat de nouveaux matériels et de nouveaux logiciels seront enregistrés en tant que CAPEX, tandis que les coûts liés à la maintenance de ces nouveaux actifs seront enregistrés en tant qu’OPEX.
Cela peut également être le cas lorsqu’il est question de changer de manière durable le modèle opérationnel de l’entreprise dans le but d’améliorer les processus de travail.
Le Cloud et la différence entre CAPEX et OPEX
Les technologies SaaS, « Software as a Service » ou « logiciel en tant que service », et l’utilisation du cloud ont complexifié l’approche CAPEX et OPEX.
Par exemple, la migration d’un logiciel vers le Cloud peut sembler être en OPEX.
En réalité, cela peut inclure des coûts d’investissement initiaux qui sont enregistrés en tant que CAPEX. Il est donc important de bien comprendre les coûts associés à la migration vers le Cloud et de les enregistrer correctement en tant que CAPEX ou OPEX.
Le Cloud computing CAPEX ou OPEX ?
Le Cloud computing est devenu un élément clé dans les décisions en matière d’investissement IT pour les entreprises. Cela a considérablement influencé la distinction entre les dépenses en capital (CAPEX) et les dépenses opérationnelles (OPEX).
Avant l’arrivée du Cloud, les entreprises devaient généralement investir dans des infrastructures informatiques coûteuses en interne, telles que des serveurs, du stockage, du matériel réseau, etc. Tous ces investissements étaient considérés comme des CAPEX.
Avec le Cloud, les entreprises peuvent louer des ressources informatiques à partir de fournisseurs de Cloud tels que Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure ou Google Cloud Platform (GCP). Au lieu d’investir dans des infrastructures coûteuses en interne, les entreprises peuvent utiliser les ressources Cloud de manière flexible et payer uniquement pour ce qu’elles consomment. Les coûts associés au Cloud sont considérés comme des OPEX.
Cependant, il est important de noter que le Cloud peut également entraîner des dépenses en capital (CAPEX) pour les entreprises, telles que des coûts liés à la migration des applications vers le Cloud, à la mise en place de connecteurs pour relier les applications entre elles, etc.
En fin de compte, la distinction entre CAPEX et OPEX dépend de la manière dont les entreprises choisissent d’utiliser les technologies Cloud.
Quand une entreprise opte pour un modèle de Cloud public, les coûts sont généralement considérés comme des OPEX. Quand une entreprise opte pour un modèle de Cloud privé ou hybride, les coûts peuvent être considérés comme des CAPEX ou des OPEX en fonction de la mise en place et de la gestion de l’infrastructure Cloud.
La transformation durable du modèle opérationnel d’une entreprise
Dans le monde des affaires, il est fréquent que les entreprises cherchent à améliorer leur processus de travail pour devenir plus efficaces et plus compétitives. Cela peut impliquer le passage d’un modèle projet en cycle en V vers une méthode plus agile telle que Scrum ou SaFE. Ce type de transformation peut entraîner des coûts significatifs pour l’entreprise, tels que les coûts liés à l’embauche de coach en agilité, à la formation du personnel et à la mise en place de nouveaux outils et processus.
Il est important de noter que ces coûts ne sont pas considérés comme des dépenses courantes, mais plutôt comme des investissements à long terme car ils visent à changer de manière durable le modèle opérationnel de l’entreprise et à améliorer les processus de travail pour une performance optimale à long terme. En conséquence, ces coûts sont généralement classés en tant que CAPEX plutôt qu’OPEX.
Cependant, il est important de considérer attentivement les coûts de cette transformation et de les évaluer par rapport aux avantages potentiels à long terme. La détermination précise de la classification CAPEX ou OPEX dépendra également de la stratégie fiscale de l’entreprise et de ses contraintes budgétaires.
En conclusion, la transformation d’un modèle opérationnel peut être un investissement à long terme pour une entreprise, mais il est important de considérer attentivement les coûts et les avantages potentiels pour prendre une décision éclairée.
Conclusion
La direction financière et la Direction des Systèmes d’Information (DSI) doivent être alignées en termes de stratégie et communiquer de manière efficace pour éviter toute confusion ou interprétation erronée des enjeux financiers.
Les avis personnels et les interprétations peuvent parfois entraîner des messages contradictoires pour les opérationnels, ce qui peut nuire à la compréhension des règles et des enjeux financiers. La direction financière joue un rôle clé dans la définition et la mise en œuvre de la stratégie financière de l’entreprise. Il est donc important qu’elle travaille en étroite collaboration avec la DSI pour assurer une vision cohérente et une mise en œuvre efficace des décisions financières.
N’hésitez pas à faire appel aux consultants de notre cabinet de conseil en gestion d’entreprise pour vous accompagner dans l’amélioration continue du pilotage de votre entreprise.